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DDR: Umgang mit den Findmitteln

Artikel

2. Schritt: Erfahren Sie, wie Sie in der Online-Beständeübersicht und den Findmitteln des Lesesaals Archivalien finden. Lernen Sie das Arbeitshilfsmittel "Aktenplan" und die verschiedenen Arten von Findmitteln kennen.

Für die Recherche in den Beständen des Ministeriums für Auswärtige Angelegenheiten (MfAA) stehen Ihnen verschiedenen Findhilfsmittel zur Verfügung.

Aktenplan

In der Zeit des Bestehens des Ministeriums für Auswärtige Angelegenheiten gab es zwei nacheinander gültige Aktenpläne. 1967 wurde der „Einheitliche Aktenplan für das Ministerium für Auswärtige Angelegenheiten und für die Auslandsvertretungen der DDR“ eingeführt.  Dieser war in zehn sachthematische Schwerpunkte (Hauptgruppen) unterteilt. Nach diesem Aktenplan wurde auch das Archivgut, das bereits vor 1967 ins Archiv übernommen wurde, nachträglich archivisch bearbeitet, d. h. geordnet und verzeichnet. 1980 wurde ein neuer Aktenplan eingeführt. Die außenpolitischen Aufgaben hatten sich mit der weltweiten Anerkennung der DDR in den 1970er Jahren verändert. Dieser Aktenplan war, einschließlich seiner Ergänzungen vom Juli 1990 zur Herstellung der Einheit Deutschlands, bis zur Einstellung der Tätigkeit des Außenministeriums am 3.Oktober 1990 gültig.

Mit Hilfe der Aktenpläne können Sie zielgerichtet nach Aktenbetreffen suchen, die für Ihre Forschung relevant sein könnten. Bei der Auswahl des richtigen Aktenplans müssen Sie nur den Zeitraum Ihrer Recherche berücksichtigen. Für Archivalien mit einer Laufzeit bis 1979 ist der Aktenplan von 1967 gültig. Für Archivalien, die über Jahr 1980 hinausgehen nehmen Sie den Aktenplan von 1980.

Die Aktenpläne, ein alphabetischer Sachindex für den Aktenplan von 1967 sowie ein Länderverzeichnis stehen Ihnen im Lesesaal zur Verfügung. Die Aktenpläne sind rechts auch online abrufbar.

Findkartei

Für die Recherche in den Überlieferungen bis 1979 steht Ihnen eine sachthematische Findkartei zur Verfügung. Die Verzeichnung der archivwürdigen Akten erfolgte auf Karteikarten. Für jedes Archivale wurde eine Karteikarte angefertigt. Folgende Daten wurden auf der Karteikarte erfasst (von links nach rechts): das Aktenzeichen und das numerische Länderkürzel, die aktenführende Stelle (Provenienzstelle), die Archivsignatur (Bestellnummer). In der Mitte der Kartei wurde der Aktentitel sowie die Laufzeit des Archivales erfasst. Bei vielen Archivalien wurde der Aktentitel durch „Enthält“-Vermerke näher beschrieben. Es gibt zwei Arten von „Enthält“-Vermerken:

  • Berichtigende Vermerke: Enthält auch, Enthält nur.
  • Erläuternde Vermerke: Enthält, Enthält u. a., Enthält v. a.

Die Gesamtheit aller Karteikarten bildet die Findkartei. Diese ist nach den zehn Hauptgruppen (HG) des Aktenplans von 1967 geordnet:

HG
Inhalt
0
Leitungstätigkeit und Arbeitsorganisation
1
Außenpolitik
2
Außenpolitischen Beziehungen
3
Internationale Organisationen
4
Innenpolitik, Staat und Recht
5
Wirtschaft
6
Kultur, Sport, Sozial- und Gesundheitswesen
7
Konsularische Tätigkeit
8
Protokoll
9
Information, Dokumentation, Nachrichtenverkehr

Innerhalb der einzelnen Hauptgruppen (HG) sind die Karteikarten alphabetisch nach Ländern bzw. Ländergruppen geordnet, für die jedoch numerische Kürzel verwendet wurden, z. B. L 1 für Afghanistan, L 188 für die USA oder LG 3.1 für die arabischen Staaten. Zahlreiche Archivalien wurden mehrfach verzeichnet, d. h. es wurde einem Archivale mehr als ein Aktenzeichen zugeordnet. Entsprechend der Anzahl der Aktenzeichen wurde die Karteikarte dupliziert und unter jedem aufgeführten Aktenzeichen in der Findkartei eingeordnet.

Karteikarte mit Mehrfachverzeichnung
Karteikarte mit Mehrfachverzeichnung© AA

Wegen der Pertinenzordnung der Findkartei ist  (im Gegensatz zu den Bestandsgruppen Bundesrepublik und Reich) für eine Recherche in MfAA-Beständen aus der Zeit bis 1979 nicht erheblich, welche aktenführende Stelle für die Bearbeitung zuständig war, sondern unter welchem sachthematischen Schwerpunkt sich Archivalien für Ihr Forschungsthema vermuten lassen.

Findbücher

Die Findkartei bildet die Vorstufe zur Anfertigung eines Findbuches. Für die Hauptgruppen 0, 1 und 2 wurden außerdem Findbücher erstellt. Diese bieten zusätzlich ein Vorwort und verschiedene Indices zur Erleichterung der Handhabung. Die Findbücher sind, wie die Findkartei, nach dem Aktenplan von 1967 geordnet. Die einzelnen Archivalien sind aufsteigend nach Länderkürzeln und Aktenzeichen in chronologischer Reihenfolge aufgeführt. Die mehrfach verzeichneten Akten erkennen Sie an dem Wort „Verweis“. Aufgrund des Umfangs erfolgte der Ausdruck in mehreren Teilen. Das Findbuch für die Hauptgruppe 2 umfasst nur die Länder L 0 (länderübergreifende Fragen)  bis L 22 (Britisch-Salomonen).

Archivdatenbank

Für die Recherche in den Überlieferungen von 1980 bis 1990 steht Ihnen im Lesesaal die Archivdatenbank „Augias“ zur Verfügung. Der Vorteil liegt in der beständeübergreifenden Suche. Sie können die Suche aber auch auf bestimmte Zeiträume und einzelne Bestände einschränken. In der Datenbank können Sie die Abgabeverzeichnisse zu den Archivalien aus den Jahren 1980 bis 1990 einsehen. Diese Listen sind in der Datenbank bereits provenienzgerecht gebildeten Beständen zugeordnet, nämlich den Beständen M 10 bis M 96. Alle Abgabeverzeichnisse derselben Provenienzstelle (aktenführenden Stelle) sind also unter demselben Bestand hinterlegt. Die Bestandsbezeichnung besteht aus der Sigle „M“ und einer fortlaufenden Nummer, z. B. umfasst der Bestand M 30 die Archivalien des Referats Nord- und Westafrika. Die Abgabeverzeichnisse sind tabellarisch aufgebaut und enthalten in der Regel die Bestellnummer, das Aktenzeichen, den Aktentitel sowie die Laufzeit der Akten.

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