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Glossar

Die folgende Liste mit hilfswissenschaftlichen, archivarischen und verwaltungspraktischen Begriffen wurde als Hilfsmittel speziell für die Archivalienbenutzung im Politischen Archiv des Auswärtigen Amts zusammengestellt. Verweise zu anderen Stichworten sind kursiv dargestellt.

FAQ

Liste von Akten, die dem laufenden Bestand in einer Registratur des Auswärtigen Dienstes zu einem bestimmten Zeitpunkt gleichzeitig entzogen und an das Politische Archiv abgegeben wurden.

Mittlere Leitungsebene im Auswärtigen Amt, die mehrere Unterabteilungen und Referate umfasst.
   

Unter einem Aktenzeichen zusammengefasstes Schriftgut.

Systematische Gliederung und Kennzeichnung von Akten nach Sachthemen, die beim Anlegen von Akten verwendet wird. Der Aktenplan spiegelt nicht den tatsächlichen Aktenbestand wider.

Achtung: Nicht zu jedem Aktenzeichen müssen auch Akten vorhanden sein.

Angabe zur Beschreibung des Inhalts und des Entstehungszwecks einer Akteneinheit.

Ordnungskennzeichen aus einer Kombination von Ziffern und/oder Buchstaben, mit dem

1.) Schriftgut den sachlich richtigen Akten,

2.) die Akten den einschlägigen Positionen des Aktenplans zugeordnet werden.

Zusammengefasste physikalische Einheit von Archivgut, z. B. völkerrechtlicher Vertrage, Amtsbuch, Aktenband.

Siehe Archivale.

Siehe Bestellnummer.

Der Teil des Schriftguts aus den Registraturen des Auswärtigen Dienstes, dessen Archivwürdigkeit festgestellt wurde.

Eindeutige Abkürzung des Archivs, das bestimmtes Archivgut verwahrt. Die Archivsigle des Politischen Archivs des Auswärtigen Amts lautet PA AA. Teil der Signatur.

Bleibender Wert von Schriftgut, insbesondere für amtliche oder wissenschaftliche Zwecke. Die Archivwürdigkeit wird vom Politischen Archiv festgestellt. Sie macht den Unterschied zwischen Schriftgut und Archivgut aus.

Festgelegte Zeiten, zu denen das von Benutzern bestellte Archivgut aus dem Magazin zur Vorlage in den Lesesaal gebracht wird.

Diplomatische und konsularische Vertretung Deutschlands im Ausland.

Siehe Abgabeverzeichnis.

Innerhalb eines Bestands diejenigen Akten einer Arbeitseinheit, die von derselben Aussonderungsliste erfasst sind.

Gesamtheit der Zentrale des Auswärtigen Amts in Berlin bzw. Bonn und der Auslandsvertretungen.
   

Zusammenfassung von Archivgut, in der Regel nach dem Provenienzprinzip: Die Akten einer Arbeitseinheit bilden im Archiv einen abgegrenzten, einheitlichen Bestand. Für die Akten der Zentrale des Auswärtigen Amts der Bundesrepublik Deutschland bilden die Aussonderungsschichten von Arbeitseinheiten gleicher Kompetenz jeweils einen Bestand (B 1 ff.).
   

Eindeutige Bezeichnung des Bestands, zu dem ein bestimmtes Archivale gehört. Das Kürzel besteht in der Regel aus einer Kombination von Buchstaben und Zahlen. Teil der Signatur.

Eindeutige Bezeichnung eines Archivales innerhalb eines Bestands. In der Regel handelte es sich um eine fortlaufende Nummer. Es kommen jedoch auch alphanumerische Buchstaben-Zahlen-Kombinationen vor. Teil der Signatur.

Veröffentlichung von Schriftstücken aus dem Archiv in ihrem historischen Zusammenhang mit wissenschaftlicher Kommentierung.

Findmittel in Buchform, das nach der abschließenden archivischen Bearbeitung eines Bestands oder bestimmter Aussonderungsschichten erstellt wird. Es enthält in der Regel ein Vorwort, ein Inhaltsverzeichnis, die in der Regel nach Geschäftszeichen geordneten Angaben zu den erfassten Akten und einen Index.

Hilfsmittel (meist Findbücher, Kataloge oder Datenbanken), die eine gezielte Recherche nach Archivalien zu bestimmten Informationen und Themen vereinfachen.

Tabellarische Übersicht der Aufgaben innerhalb der Behördenorganisation sowie ihrer Zuordnung zu bestimmten Arbeitseinheiten.

Kennzeichnung eines Schriftstücks oder einer Akte aus Organisationszeichen, Aktenzeichen und gegebenenfalls Länderschlüssel und anderen Zusätzen.

Siehe Signatur.

Ordnungskennzeichen aus Ziffern und/oder Buchstaben für das Land, auf das sich der Inhalt von Archivgut bezieht.

Zeitspanne zwischen dem Datum des ältesten und dem Datum des jüngsten Schriftstücks in einem Archivale.

Bei den Auslandsvertretungen geführte Verzeichnisse mit Personalangaben über im Ausland lebende Deutsche.

Ein rechteckiges, planes Stück Filmmaterial mit verkleinerten Abbildungen von Archivgut. Lesegeräte stehen im Lesesaal des Politischen Archivs bereit. Besonders häufig bestelltes oder konservatorisch gefährdetes Archivgut kann teilweise nur als Mikrofiche benutzt werden.

Unterlagen natürlicher Personen, vor allem von Angehörigen des Auswärtigen Dienstes aus ihrer dienstlichen oder privaten Tätigkeit, die das Politische Archiv als Schenkung, Kauf oder zu treuen Händen erworben hat. Für Nachlässe können besondere Benutzungsbedingungen gelten.

Graphische Übersicht der Behördenorganisation; auch als „Spinne“ bezeichnet.

Ordnungskennzeichen aus einer Kombination von Ziffern und/oder Buchstaben für eine Arbeitseinheit im Behördenaufbau des Auswärtigen Dienstes.

Siehe Signatur.

Bei den Auslandsvertretungen geführte Verzeichnisse über die dort erteilten und verlängerten Pässe von im Ausland lebenden Deutschen.

Die Bestände sind nach sachthematischen Grundsätzen gegliedert ohne Rücksicht auf die Herkunft.

Die Bestände sind nach den Referaten und Auslandsvertretungen gegliedert, bei denen die Akten geführt wurden. In diesen Akten befinden sich in der Regel Schriftstücke verschiedener Urheber.

Arbeitseinheit im Auswärtigen Amt; als Ref. abgekürzt.

Bereich in einer Arbeitseinheit, in dem amtliches Schriftgut registriert, verwaltet, zur Bearbeitung bereitgestellt, aufbewahrt und ausgesondert wird; als Reg. abgekürzt.

Alle aus der Geschäftstätigkeit erwachsenden amtlichen Unterlagen, unabhängig von ihrem Medium. Neben Akten und völkerrechtlichen Verträgen zählen dazu auch Karteien, Karten und Pläne sowie audiovisuelle und elektronische Daten.

In § 11 Bundesarchivgesetz festgelegte Fristen bis zur Freigabe von Archivgut für die Benutzung. Für Sachakten endet die Schutzfrist normalerweise 30 Jahre nach der letzten inhaltlichen Bearbeitung.

Eindeutiges alphanumerisches Kennzeichen eines Archivales. Die vollständige Signatur setzt sich aus Archivsigle, Bestandskürzel und Bestellnummer zusammen und wird benötigt, um Archivgut zu zitieren. Zur Bestellung in den Lesesaal sind Bestandskürzel und Bestellnummer erforderlich.

Hierarchische Gliederung der Bestände des Politischen Archivs.

Ordnungskennzeichen aus abgekürzten Städtenamen zur Bezeichnung der Auslandsvertretungen.

Abkommen zwischen Völkerrechtssubjekten, in der Regel Staaten, auf dem Gebiet des Völkerrechts. Verträge zwischen zwei Partnern heißen bilateral, solche zwischen mehreren Partnern multilateral. Das Politische Archiv verwahrt Verträge der Bundesrepublik Deutschland und ihrer Rechtsvorgänger sowie die der Deutschen Demokratischen Republik.

Einrichtung des Politischen Archivs, in der von den Registraturen ausgesonderte Akten verwahrt werden, bis die festgelegten Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind und die Archivwürdigkeit festgestellt wurde.