Das Bundesarchivgesetz (BArchG) sieht in § 11 Schutzfristen für Archivgut vor. Die allgemeine Schutzfrist für Archivgut des Bundes beträgt 30 Jahre nach dem Entstehen der Akten. Allerdings können Sie gemäß §12 BArchG einen Antrag auf Schutzfristverkürzung stellen. Die 30-Jahresfrist kann daraufhin verkürzt werden, sofern dem nicht Versagungsgründe entgegenstehen (vgl. § 13 BArchG). Den Wortlaut des BArchG finden Sie hier.

Den Antrag selbst können Sie formlos per Mail einreichen. Dieser Antrag muss eine Liste der Aktenbände enthalten, für die Sie die Fristverkürzung beantragen möchten. Neben den Bestellnummern der Aktenbände sollten das Aktenzeichen, der Aktentitel und die Gesamtlaufzeit eines jeden Aktenbandes aufgeführt sein. Die Mustertabelle für die Aktenliste erhalten Sie von Ihrer zuständigen Bearbeiterin/ Ihrem zuständigen Bearbeiter. Außerdem ist eine gesonderte Begründung notwendig, warum die Einsicht in diese Aktenbände für Ihre Forschungen nötig ist. Diese Begründung sollte konzise sein (kein Exposee Ihrer Arbeit), aber aussagekräftig und auf die konkreten Aktenbände bezogen.

Akten innerhalb der Schutzfrist können Sie nicht online in der Invenio-Datenbank recherchieren. Für eine entsprechende Recherche wird Ihnen auf Anfrage der betroffene Bestand durch den/die zuständige*n Archivar*in freigeschaltet. Nun werden Ihnen an den Rechnern im Lesesaal in der Datenbank auch die noch in der Schutzfrist liegenden Akten angezeigt. Alternativ können Sie auf Nachfrage im Lesesaal auch die analogen Findmittel (Abgabelisten) einsehen. Auf diese Weise können Sie die Akten ermitteln, für die Sie eine Schutzverkürzung beantragen wollen.

Die inhaltliche Prüfung Ihres Antrages obliegt nicht dem Politischen Archiv, sondern stets dem sachlich zuständigen Referat im Auswärtigen Amt und kann einige Zeit in Anspruch nehmen. In jedem Fall können nur Unterlagen freigegeben werden, die vom Auswärtigen Amt und seinen Auslandsvertretungen stammen. Die Länge der Bearbeitungszeit hängt auch von der Anzahl der zu bearbeitenden Akten ab.