§ 1 Benutzungsrecht

Archivgut im Politischen Archiv des Auswärtigen Amts (§ 10 des Gesetzes über den Auswärtigen Dienst vom 30. August 1990, BGBl I S. 1842-1848) steht jedermann auf Antrag nach den Vorschriften des Bundesarchivgesetzes in seiner aktuellsten Fassung und dieser Benutzungsordnung zur Einsichtnahme offen.

§ 2 Benutzungsart

(1) Archivgut wird zur Benutzung im Original oder als Reproduktion bereitgestellt. Über die Art der Benutzung entscheidet das Politische Archiv.

(2) Digitalisierte Archivalien, die über die Recherchedatenbank online gelesen werden können, werden nicht im Original vorgelegt.

(3) Von der Benutzung zeitweilig ausgeschlossen sind Archivalien, die zu amtlichen Zwecken benötigt werden oder deren Ordnungs- und Erhaltungszustand eine Vorlage nicht zulässt.

(4) Eine Ausleihe von Archivgut nach auswärts erfolgt nicht. Über Ausnahmen entscheidet die Leitung des Politischen Archivs.

§ 3 Benutzungsvoraussetzungen

(1) Das Politische Archiv genehmigt die persönliche Benutzung von Archivgut im Lesesaal durch Antwort auf eine schriftliche Anfrage. Die Nutzung der Recherchedatenbank und des digitalisierten Archivguts ist ohne Antrag möglich und unter Beachtung von § 4 dieser Benutzungsordnung voraussetzungsfrei.

(2) Die Benutzung von Archivgut ist im Lesesaal nur möglich, wenn zusätzlich zu dieser Genehmigung ein unterschriebener Benutzungsantrag vorliegt, der beim Eintreffen ausgehändigt wird. Der Benutzungsantrag ist unter genauer Angabe des Benutzungsthemas sowie ggf. des Zwecks der Benutzung auszufüllen. Durch die Unterschrift auf dem Benutzungsantrag wird versichert, die Vorschriften dieser Benutzungs- und Lesesaalordnung zu befolgen. Über die Genehmigung des Benutzungsantrags entscheidet das Politische Archiv.

(3) Die Mitwirkung von Hilfskräften bei der Benutzung ist besonders zu beantragen. Hilfskräfte haben im Lesesaal einen eigenen Benutzungsantrag zu unterzeichnen.

(4) Archivgut kann Benutzungsbeschränkungen unterliegen. Die Benutzungsgenehmigung kann mit Auflagen verbunden sein. Dies kann auch das Unterzeichnen einer zusätzlichen Verpflichtungserklärung beinhalten.

(5) Sollten Reproduktionen von Archivgut oder aus dem Archivgut gewonnene Erkenntnisse für andere als im Benutzungsantrag genannte Themen verwendet werden, muss ein neuer Antrag gestellt werden.

§ 4 Reproduktion und Veröffentlichung von Archivalien

(1) Die Benutzer*innen verpflichten sich, bei der Nutzung von Archivgut sowie bei der Verwertung von Erkenntnissen aus dem Archivgut alle Persönlichkeits- und Urheberrechte sowie schutzwürdige Belange Dritter zu prüfen und zu beachten. Das Auswärtige Amt übernimmt keine Haftung für die Nutzung von Archivgut. Jedes Haftungsrisiko tragen die Benutzer*innen.

(2) Von jeder gedruckten oder in anderer Form vervielfältigten Veröffentlichung, für die Archivalien des Politischen Archivs ausgewertet wurden, soll diesem unaufgefordert und kostenfrei ein Belegexemplar überlassen werden.

§ 5 Ausschluss von der Benutzung

Wer schwerwiegend gegen gesetzliche Vorschriften oder gegen diese Benutzungs- und Lesesaalordnung verstößt, wird von Benutzungen im Politischen Archiv des Auswärtigen Amts ausgeschlossen.

§ 6 Lesesaalordnung

Mit dieser Benutzungsordnung gilt für das Politische Archiv die folgende Lesesaalordnung:

1. Öffnungszeiten und Anmeldung

Der Lesesaal des Politischen Archivs ist montags bis donnerstags von 8.30 bis 16.30 Uhr und freitags von 8.30 Uhr bis 15.00 Uhr geöffnet. An Feiertagen sowie über den Jahreswechsel bleibt der Lesesaal des Politischen Archivs geschlossen. Darüber hinaus werden Schließzeiten auf der Website des Politischen Archivs bekannt gegeben.

Die Reservierung eines Arbeitsplatzes im Lesesaal erfolgt in der Regel über das Kontaktformular auf der Website des Politischen Archivs.

Beim Eintreffen im Lesesaal wird durch die Aufsicht ein Benutzungsantrag vorgelegt, der zu unterschreiben ist (§ 3 der Benutzungsordnung).

Es besteht kein Anspruch auf eine freie Platzwahl im Lesesaal.

2. Schließfächer

Jacken, Mäntel, Taschen, Koffer, Getränke, Speisen u. ä. dürfen nicht in den Lesesaal mitgenommen werden. Zu ihrer Aufbewahrung stehen Schließfächer mit Münzeinwurf (1€- oder 2€-Stück) zur Verfügung.

3. Erteilung von Auskünften

Auskünfte zu den für das jeweilige Forschungsthema einschlägigen Archivalien sowie zu anderen fachlichen Fragen erteilen die zuständigen Archivar*innen. Allgemeine Auskünfte (z.B. zu den Findmitteln) erteilt die Lesesaalaufsicht.

4. Archivalienbestellungen

Bestellungen von Archivalien erfolgen eigenständig unter Angabe des korrekten Themas online über die Recherchedatenbank oder an den Recherche- und Bestell-PCs im Lesesaal. Die für den ersten Besuchstag gewünschten Archivalien müssen spätestens am vorhergehenden Werktag (nicht Samstag) vor 14.00 Uhr online vorbestellt werden. Während des Besuchs werden bis 10.00 Uhr am Bestell-PC bestellte Archivalien am selben Tag bis 14.00 Uhr bereitgestellt. Bis 14.00 Uhr bestellte Archivalien werden am nächsten Werktag um 8.30 Uhr vorgelegt. Später bestellte Archivalien werden am nächsten Werktag um 14.00 Uhr im Lesesaal bereitgestellt. Die Archivalien werden von der Lesesaalaufsicht ausgegeben.

Die Ausleihe unterbleibt oder kann sich verzögern, wenn die gewünschten Archivalien nicht vorlagefähig sind (vgl. § 2 Abs. 3 der Benutzungsordnung).

5. Mengenbegrenzung

Es können in der Recherchedatenbank bis zu 40 Akten gleichzeitig auf ein Konto gebucht sein. Pro Tag werden 20 Akten neu im Lesesaal vorgelegt.

Die gleichzeitige Benutzung von Archivalien durch zwei Personen oder deren Weitergabe ist nicht zulässig. Hiervon sind Hilfskräfte (§ 3 Abs. 3 der Benutzungsordnung) ausgenommen.

An einem Arbeitsplatz des Lesesaals können zur gleichen Zeit fünf Akten oder ein Karton oder eine lose Akte genutzt werden. Der konservatorische Erhaltungs- oder der Ordnungszustand der Unterlagen kann im Einzelfall eine weitere Reduktion der gleichzeitig einsehbaren Akten erforderlich machen.

6. Sorgfaltspflicht

Die Archivalien dürfen nur am Arbeitsplatz gesichtet werden, es ist nicht gestattet damit zu den Fensterbänken o.ä. zu gehen. Archivgut darf nicht beschädigt oder verändert werden, es ist mit Sorgfalt und Schonung zu behandeln. Es sind keinerlei Eintragungen oder Unterstreichungen vorzunehmen oder Schriftstücke herauszulösen. Es wird gebeten, die Aufsicht im Lesesaal auf beschädigte oder lose Seiten aufmerksam zu machen.

Für die Benutzung von Akten, die in Form loser Blätter vorgelegt werden, sind bei der Lesesaalaufsicht Legekästen erhältlich. Die innere Ordnung des Archivguts ist strikt beizubehalten.

Durch Fadenheftung oder Klebebindung gebundene Aktenbände sind mithilfe von Keilkissen sowie Bleischlangen (liegen im Lesesaal aus) aufzuschlagen, um die Bindung zu schonen. Es ist nicht gestattet, sich auf die Archivalien zu lehnen oder diese mit anderen Gegenständen zu beschweren.

Für die Benutzung von Akten mit Schlauchheftungen sind die Schläuche aus der Schiene zu lösen, um den Band bis in den Bügel vollständig aufschlagen zu können (vgl. die laminierten Hinweise auf den Tischen). Die Akten sind auf keinen Fall aus ihrer Lochung zu nehmen.

Werden infolge einer Schutzfristverkürzung nach den Bestimmungen des Bundesarchivgesetzes Akten nur teilweise freigegeben, indem die von der Schutzfristverkürzung ausgenommenen Bestandteile abgebunden sind, dürfen die abgebundenen Teile nicht gesichtet oder die Bindung gelöst werden. Akten mit Personenbezug dürfen nach einer Schutzfristverkürzung ausschließlich am Tisch direkt vor der Lesesaalaufsicht eingesehen und nicht reproduziert werden.

Am Tresen der Lesesaalaufsicht stehen Handschuhe für die Handhabung verschmutzter Materialien zur Verfügung, ebenso Einlegestreifen zum Markieren von Seiten.

Die Nichtbeachtung der Sorgfaltspflicht führt im Wiederholungsfall zum Entzug der Benutzungserlaubnis (§ 5 der Benutzungsordnung).

7. Tägliche Rückgabe

Ausgeliehene Archivalien, die am nächsten Tag wieder benötigt werden, werden der Lesesaalaufsicht zur Aufbewahrung übergeben. Archivalien, die nicht mehr benötigt werden, sind auf dem Aktenwagen für Aktenrückgabe zu deponieren. Die Ausleihzettel sind vorher zu entfernen.

8. Reproduktionen

Die Benutzung einer mitgebrachten, geräuschlos arbeitenden Digitalkamera oder eines Smartphones/Tablets ist zur Reproduktion von Archivalien gestattet, sofern der konservatorische Erhaltungszustand dies zulässt oder die Unterlagen nicht mit einem entsprechenden Verbotshinweis gekennzeichnet sind. Es ist untersagt, dabei eine zusätzliche Lichtquelle (z.B. Blitz) zu nutzen.

Der Einsatz von zusätzlicher Digitalisierungstechnik ist vor der Benutzung schriftlich zu beantragen. Die Nutzung von Scannern, die das Ein- oder Auflegen von Archivgut erfordern oder dieses durch zusätzliche Lichtquellen (z.B. Blitz, LED, Lampen) beleuchten, ist untersagt. Über die Genehmigung des Antrags entscheidet das Politische Archiv.

Die Anfertigung von professionellen Reproduktionen aus Archivalien ist möglich, soweit konservatorische Gründe nicht entgegenstehen. Die fototechnischen Arbeiten fertigt eine private Firma auf eigene Rechnung ohne Haftung des Auswärtigen Amts an. Auftragsformulare mit Preisangaben sind im Lesesaal erhältlich.

Aufträge sind mit den zugehörigen Archivalien der Lesesaalaufsicht persönlich zu übergeben. Die Übergabe muss mindestens 30 Minuten vor Abschluss der Benutzung erfolgen, so dass ausreichend Gelegenheit zur gemeinsamen Überprüfung und gegebenenfalls Korrektur des Auftrags besteht. Bei Nichteinhaltung dieses Verfahrens ist die ausführende Firma berechtigt, unvollständige oder unverständliche Aufträge zurückzuweisen.

Fragen der Digitalisierung-on-Demand können mit den zuständigen Archivar*innen geklärt werden.

9. Handbibliothek

Die im Lesesaal aufgestellte Handbibliothek besteht neben Nachschlagewerken und Akteneditionen vor allem aus den Belegexemplaren derjenigen Publikationen, für die Archivalien des Politischen Archivs ausgewertet worden sind (§ 4 Abs. 2 der Benutzungsordnung). Die Ausleihe außer Haus ist nicht möglich.

Die Rückgabe der Bücher erfolgt auf dem dafür vorgesehenen Wagen.

10. Rücksichtspflichten

Essen und Trinken sowie laute Gespräche sind im Lesesaal nicht gestattet. Im Auswärtigen Amt besteht ein Rauchverbot.

11. Unterbrechung und Abschluss der Benutzung

Unterbrechungen und Abschluss der Benutzung sind der Lesesaalaufsicht bekannt zu geben.

Entliehene Archivalien können bei Unterbrechung der Benutzung nur nach Vereinbarung mit der Aufsicht bis zu 4 Wochen im Lesesaal aufbewahrt werden. Nach Ablauf von 4 Wochen werden die Archivalien unabhängig vom Stand der Bearbeitung reponiert.

§ 7 Schlussbestimmung

Die Benutzungs- und Lesesaalordnung tritt mit dem Tag ihrer Veröffentlichung in Kraft.

Berlin, 1. Oktober 2025

Der Leiter des Politischen Archivs des Auswärtigen Amts

gez. Dr. Martin Kröger