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Lesesaalordnung

Artikel

Einige Regeln, damit alle im Lesesaal gut arbeiten können.

1. [Öffnungszeiten]

Der Lesesaal des Politischen Archivs ist montags bis donnerstags in der Zeit von 8.30 bis 16.30 Uhr und freitags von 8.30 bis 15.00 Uhr geöffnet. An Feiertagen sowie zwischen Mitte Dezember und Mitte Januar bleibt das Politische Archiv geschlossen.

2. [Erteilung von Auskünften]

Auskünfte zu den für das jeweilige Forschungsthema einschlägigen Akten sowie zu anderen fachlichen Fragen erteilen die Referenten und Sachbearbeiter des Politischen Archivs nach Anmeldung durch die Lesesaalaufsicht.

Technische Auskünfte und Findmittel sind bei der Aufsicht im Lesesaal erhältlich.

3. [Archivalienbestellungen]

Bestellungen von Akten erfolgen in der Regel an den dafür vorgesehenen Terminals.

Die Akten werden von der Lesesaalaufsicht ausgegeben.

Neu eingetroffene Benutzer erhalten die gewünschten Akten möglichst noch am Ankunftstag.

Im übrigen stehen bis 10.00 Uhr bestellte Akten in der Regel ab 14.00 Uhr, bis 14.00 Uhr bestellte am folgenden Morgen zur Verfügung.

Die Ausleihe unterbleibt, wenn die gewünschten Archivalien nicht vorlagefähig sind (vgl. § 2 Abs. 2 der Benutzungsordnung).

Bei noch nicht endgültig verzeichneten Akten von Auslandsvertretungen (Bot­schaf­ten, Gesandtschaften, Konsulaten) aus der Zeit bis 1945 kann sich die Ausgabe ver­zögern.

Vor jeder Bestellung von Akten der Auslandsvertretungen sollte gründlich geprüft werden, ob entsprechende Akten aus der Zentrale des Auswärtigen Amts zur Verfü­gung stehen, weil diese von wesentlich größerer Bedeutung für die Beurteilung der jeweiligen Vorgänge sind. Entscheidungen werden in der Zentrale getroffen, und der ihnen vorausgehende Prozess, etwa die Abstimmung zwischen verschiedenen Abtei­lungen des Auswärtigen Amts, mit anderen Ressorts oder Institutionen wird nur hier sichtbar und nicht in der weit weniger aussagekräftigen Parallelüberliefe­rung der Auslandsvertretungen.

4. [Mengenbegrenzung]

Die Zahl der dem einzelnen Benutzer jeweils vorliegenden Aktenbände soll in der Regel nicht mehr als 20 betragen. Die gleichzeitige Benutzung eines Aktenbandes durch zwei Benutzer sowie die Weitergabe von Bänden an andere Benutzer ist nicht zulässig.

5. [Sorgfaltspflicht]

Die Akten sind mit Sorgfalt und Schonung zu behandeln. Es sind keinerlei Eintra­gun­gen oder Unterstreichungen vorzunehmen oder Schriftstücke aus den Bänden heraus­zulösen. Es wird gebeten, die Aufsicht im Lesesaal auf beschädigte oder lose Seiten aufmerksam zu machen.

Die Nichtbeachtung der Sorgfaltspflicht führt im Wiederholungsfalle zum Entzug der Benutzungserlaubnis (vgl. § 5 der Benutzungsordnung).

6. [Tägliche Rückgabe]

Ausgeliehene Akten sind täglich bei Beendigung der Benutzung der Aufsicht zurück­zugeben. Sie dürfen nicht auf den Arbeitstischen liegen bleiben.

7. [Unterbrechung und Abschluss der Benutzung]

Es wird gebeten, Unterbrechungen und Abschluss der Aktenbenutzung bei der Aufsicht bekannt zu geben.

Entliehene Akten können bei Unterbrechung der Benutzung nur nach Vereinbarung mit der Aufsicht bis zu 4 Wochen im Lesesaal aufbewahrt werden. Nach Ablauf von 4 Wochen werden die Akten unabhängig vom Stand der Bearbeitung reponiert.

8. [Reproduktionen]

Die Herstellung von Reproduktionen aus Archivalien ist möglich, soweit der Zu­stand der Vorlage sie erlaubt und konservatorische Gründe nicht entgegenstehen.

Von jedem Benutzer können pro Jahr bis zu 2000 Kopien bestellt werden.

Die vollständige Reproduktion ganzer Archivalieneinheiten/Aktenbände bedarf je­weils besonderer Genehmigung.

Die fototechnischen Arbeiten für Benutzer fertigen private Firmen auf eigene Rech­nung ohne Haftung des Auswärtigen Amts an. Auftragsformulare mit Preisan­gaben sind im Lesesaal erhältlich (vgl. das Merkblatt „Kopieraufträge“).

Kopieraufträge sind mit den zugehörigen Akten der Lesesaalaufsicht persönlich zu übergeben. Die Übergabe muss mindestens 30 Minuten vor Abschluss der Benut­zung erfolgen, so dass in Anwesenheit des Bestellers ausreichende Gelegenheit zur Über­prüfung und gegebenenfalls Korrektur des Auftrags besteht. Bei Nichteinhal­tung dieses Verfahrens ist die ausführende Firma berechtigt, unvollständige oder unver­ständliche Aufträge zurückzuweisen.

9. [Digitalkameras]

Die Benutzung einer mitgebrachten Digitalkamera zur Reproduktion von Akten­stücken ist nur nach Genehmigung durch die Lesesaalaufsicht gestattet. Diese prüft in jedem Einzelfall, ob Art und Erhaltungszustand der Akte die gewünschten Aufnahmen zulassen. Die Genehmigung kann mit Auflagen verbunden werden.

Die Nutzung eines Scanners ist nicht gestattet.

10. [Handbibliothek]

Die im Lesesaal aufgestellte Handbibliothek besteht neben Nachschlagewerken und Akteneditionen vor allem aus den Belegexemplaren derjenigen Publikationen, für die Akten des Auswärtigen Amts ausgewertet worden sind.

Die Bücher können im Lesesaal eingesehen werden. Die Ausleihe außer Haus ist nicht möglich.

Es ist darauf zu achten, dass die Bücher jeweils wieder ordnungsgemäß an ihren durch die Signaturen bestimmten Standort zurückgestellt werden.

11. [Rücksichtspflichten]

Mit Rücksicht auf die anderen Benutzer ist im Lesesaal laute Unterhaltung zu ver­meiden sowie vom Gebrauch von Diktiergeräten abzusehen. Die Nutzung von Mobiltelefonen sowie Essen und Trinken ist nur im Vorraum gestattet. Es besteht Rauchverbot.

12. [Schließfächer]

Mäntel, Taschen, Koffer u.ä. dürfen nicht in den Lesesaal mitgenommen werden. Zu ihrer Aufbewahrung stehen Schließfächer zur Verfügung.

Erste Durchführungsbestimmung zu § 7 der Benutzungsordnung für das Politische Archiv des Auswärtigen Amts vom 5. Dezember 1990
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