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Bundesrepublik: Orientierung in den Beständen

Artikel

1. Schritt: Verschaffen Sie sich einen Überblick des Aufbaus der Archivbestände nach dem Provenienzprinzip. Lernen Sie das Arbeitshilfsmittel „Organigramm“ kennen.

Provenienzen

Die Archivbestände der Gruppe „Auswärtiges Amt der Bundesrepublik Deutschland“ sind nach dem Provenienzprinzip geordnet. Prinzipiell ist jeder Arbeitseinheit des Auswärtigen Amts ein Archivbestand zugeordnet, um ihre Archivalien aufzunehmen. Die Struktur der Bestände entspricht also der Verwaltungsstruktur des Auswärtigen Amts.

Bestandsbildende Arbeitseinheiten sind in der Regel

  1. die Referate der Bonner bzw. Berliner Zentrale („Arbeitsebene“),
  2. Sonderstäbe und Büros der Leitungsebene der Zentrale
  3. die Auslandsvertretungen.

Das Provenienzprinzip ist nicht nur ein archivisches Ordungsprinzip, sondern auch ein geschichtswissenschaftliches Forschungsprinzip. Der Quellenwert der Archivalien erschließt sich vollständig nur im Zusammenhang der gesamten Überlieferung der Provenienzstelle. Weiterhin hängt er davon ab, welchen Stellenwert die Provenienzstelle zum Zeitpunkt der Entstehung der Akten im internen Kompetenzgefüge des Auswärtigen Amts besaß. Jede Aufgabe in einem Ministerium muss einer Arbeitseinheit zugeordnet sein; daraus ergibt sich die Zuständigkeit dieser Arbeitseinheit. Man unterscheidet zwischen der federführenden Zuständigkeit der Arbeitseinheit, die in einer bestimmten Angelegenheit die Entscheidungskompetenz besitzt, und der Beteiligung von Arbeitseinheiten, deren Zuständigkeit nur am Rande berührt wird. Archivrecherchen sollten in erster Linie auf die Bestände der federführenden Arbeitseinheiten abzielen.

Über den Verwaltungsaufbau und die Zuständigkeitsverteilung informieren die zeitgenössischen Organisationspläne. Eine Auswahl, die sich an Einschnitten in der Behördengeschichte orientiert, finden Sie auf diesen Seiten, eine vollständige Sammlung im Lesesaal. Auch jeder Jahrgangsband der AAPD enthält einen vereinfachten Organisationsplan.

Bestandsbildung

Die Zuständigkeiten innerhalb des Auswärtigen Amts wurden seit dessen Gründung immer wieder verschoben. Manche Referate bestehen seit langem im selben Kompetenz-Zuschnitt, andere waren kurzlebig. Deshalb werden im Politischen Archiv die Archivalien aller Arbeitseinheiten, die nacheinander im Kern dieselben Zuständigkeiten innehatten, in einem Bestand zusammengefasst. Die Bestandsbezeichnung besteht aus der Sigle „B“ mit einer fortlaufenden Nummer. Beispielsweise umfasst der Bestand B 82 die Archivalien der Referate, die seit 1951 für Fragen des Staats- und Verwaltungsrechts zuständig waren: 502 (1951–1962), V 3 (1963–1972), 510 (1972–2001) und 505 (seit 2001).


B 82 in der Online-Beständeübersicht

Auf diese Weise wird die Komplexität der Verwaltungsgeschichte für Archivrecherchen deutlich reduziert.

In der Regel ist in der Zuständigkeitsverteilung ein „Roter Faden“ zu erkennen, der sich auch in der Beständestruktur wiederfindet. Einzelne Zuständigkeiten „sprangen“ allerdings planlos zwischen den Referaten. Zum Beispiel war das Mittelmeerreferat in den 1960er-Jahren kurzzeitig auch für die politischen Beziehungen zu den skandinavischen Ländern zuständig! Einschlägige Archivalien zu diesen Beständen finden sich daher unerwartet auch im Bestand B 26.

B 26 in der Online-Beständeübersicht

Die Zusammenfassung der Provenienzen zu Beständen kann anhand der Beständeübersicht nachvollzogen werden. Diese Übersicht ist das zentrale Hilfsmittel zur Orientierung in der Tektonik des Archivs. Sie steht im Archivportal Europa online und ist im Lesesaal als Buch verfügbar.

Strukturelle Besonderheiten

Archivalien der letzten drei Jahrzehnte werden erst bei der Erschließung lagerungstechnisch dem einschlägigen B-Bestand zugeordnet. Bis dahin bleiben sie dem zusammengefassten Großbestand „Zwischenarchiv“ zugeordnet. Sie werden mit einer sechsstelligen Signatur bestellt und müssen mit dieser auch zitiert werden. In der Beständeübersicht und im Apparat der Findmittel  im Lesesaal sind Akten des Zwischenarchivs allerdings der Übersicht wegen bereits den passenden B-Beständen zugeordnet.

Bestandsgruppe B in der Online-Beständeübersicht

Auch die Akten der Auslandsvertretungen bilden lagerungstechnisch einen zusammengefassten Großbestand (AV) mit einer fortlaufenden Signaturenfolge. Die Findmittel sind aber den jeweiligen Vertretungen (abgekürzter Ortsnamen) zugeordnet.

Bestandsgruppe AV in der Online-Beständeübersicht

Bis 1958 wurden die Akten der Referate jeder Abteilung des Auswärtigen Amts in gemeinsamen Abteilungsregistraturen geführt. Danach wurden Referatsregistraturen eingeführt. Abweichend von der Norm enthalten die Bestände B 10 (Abt. 2), B 11 (Abt. 3) und B 90 (Abt. 6) die Akten jeweils einer ganzen Abteilung bzw. im Fall des Bestands B 51 (UA IVA/40) einer Unterabteilung. Aus späterer Zeit trifft diese Ausnahme noch auf B 12 (Abt. 7, 1958–1962) und B 8 (Protokoll) zu.


Organisationspläne des Auswärtigen Amts 1951-1982

Ausgangszustand nach der Herauslösung aus dem Bundeskanzleramt

Veränderungen durch die Brentano-Reform

Einrichtung der kurzlebigen Entwicklungshilfeabteilung

Veränderungen durch die Schröder-Reform

Große Reform des Auswärtigen Amts

Einrichtung der Abrüstungabteilung 2 A

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