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DDR: Umgang mit invenio und Aktenplan

Artikel

2. Schritt: Lernen Sie die die Recherche-Möglichkeiten in den MfAA-Beständen mithilfe von invenio und Aktenplänen kennen.

Archivdatenbank

Für die Recherche anhand einzelner Suchbegriffe steht Ihnen im Lesesaal die Archivdatenbank invenio zur Verfügung. Der Vorteil liegt in der beständeübergreifenden Suche. Sie können die Stichwort-Suche aber auch auf bestimmte Zeiträume und einzelne Bestände einschränken. Nützliche Hinweise zur Recherche in invenio finden Sie in dessen Navigationsleiste unter „Hilfe“. Die Bestandsbezeichnungen der Bestände des ehemaligen Ministeriums für Auswärtige Angelegenheiten der DDR (kurz: MfAA) besteht aus der Sigle „M“ und einer fortlaufenden Nummer (und gegebenenfalls einzelnen oder mehreren Buchstaben bzw. Siglen). So umfasst der Bestand „M 30“ die Archivalien des Referats Nord- und Westafrika.

Alle Unterlagen (bzw. Bestände) des MfAA sind nach Ländern sortiert, sodass sich die Klassifikation, also die Gliederung eines Bestandes (1), aus dem Länderbezug der Akten ergibt. Innerhalb der Länderablage (2) gliedern sich die Unterlagen nach dem für den Entstehungszeitraum jeweils gültigen Aktenplan, wobei immer nur jene Aktenplanpositionen (3) aufgeführt sind, zu denen auch Akten existieren (der Aktenplanposition vorangestellt ist in invenio die fortlaufende Nummerierung (4) der einzelnen Klassifikationsgruppen).

Screenshot von der Navigierenden Suche inScreenshot der Suchergebnisseite von invenio, die links die Anzahl der Treffer in der Tektonik, rechts die Informationen zu den einzelnen Treffern zeigt
Angaben zu Bestand (1), Länderablagen (2), Aktenplanposition (3) und Nummerierung der Klassifikationsgruppen (4) in invenio© AA

Aktenplan

In der Zeit des Bestehens des Ministeriums für Auswärtige Angelegenheiten gab es zwei nacheinander gültige Aktenpläne. 1967 wurde der „Einheitliche Aktenplan für das Ministerium für Auswärtige Angelegenheiten und für die Auslandsvertretungen der DDR“ eingeführt. Nach diesem Aktenplan wurde auch das Archivgut, das bereits vor 1967 ins Archiv übernommen wurde, nachträglich archivisch bearbeitet, d. h. geordnet und verzeichnet. 1980 wurde ein neuer Aktenplan eingeführt. Die außenpolitischen Aufgaben hatten sich mit der weltweiten Anerkennung der DDR in den 1970er Jahren verändert. Dieser Aktenplan war, einschließlich seiner Ergänzungen vom Juli 1990 zur Herstellung der Einheit Deutschlands, bis zur Einstellung der Tätigkeit des Außenministeriums am 3. Oktober 1990 gültig.

Hauptgruppen des Aktenplans von 1967 (verwendet in der Beständegruppe M 1 und dem Bestand M 2)
Hauptgruppen des Aktenplans von 1980 (verwendet in den Beständen M 3 bis M 96)
0 Leitungstätigkeit und Arbeitsorganisation
0 Leitung, Planung, Organisation der außenpolitischen Beziehungen
1 Außenpolitik
1 Materiell-technische und finanzielle Sicherstellung der Arbeit, sozialpolitische Maßnahmen
2 Außenpolitischen Beziehungen
2 Außenpolitik
3 Internationale Organisationen
3 Völkerrecht
4 Innenpolitik, Staat und Recht
4 Außenpolitischen Außenwirtschaftsbeziehungen
5 Wirtschaft
5 Internationale Organisationen
6 Kultur, Sport, Sozial- und Gesundheitswesen
6 Kulturelle Auslandsbeziehungen, Presse und Auslandsinformation
7 Konsularische Tätigkeit
7 Konsularische Beziehungen
8 Protokoll
8 Protokollfragen
9 Information, Dokumentation, Nachrichtenverkehr
9 Innenpolitik

Beide Aktenpläne sind in zehn sachthematische Schwerpunkte (Hauptgruppen) gegliedert. Mit Hilfe der Aktenpläne können Sie zielgerichtet nach Aktenbetreffen suchen, die für Ihre Forschung relevant sein könnten. Bei der Auswahl des richtigen Aktenplans müssen Sie nur den Zeitraum Ihrer Recherche berücksichtigen. Für Archivalien mit einer Laufzeit bis 1979 ist der Aktenplan von 1967 gültig. Für Archivalien, die über das Jahr 1980 hinausgehen, nehmen Sie den Aktenplan von 1980.

Die Aktenpläne, ein alphabetischer Sachindex für den Aktenplan von 1967 sowie ein Länderverzeichnis stehen Ihnen im Lesesaal zur Verfügung.  

Findbücher

Für die Hauptgruppen 0, 1 und 2 des Bestands M 1-A (wie auch für andere Bestände der Bestandsgruppe M 1) wurden analoge Findbücher erstellt. Sie sind im Lesesaal einsehbar und bieten neben einem Vorwort verschiedene Indices zur Erleichterung der Handhabung. Die Findbücher sind nach dem Aktenplan von 1967 geordnet. Die einzelnen Archivalien sind aufsteigend nach Länderkürzeln und Aktenzeichen in chronologischer Reihenfolge aufgeführt. Die mehrfach verzeichneten Akten erkennen Sie an dem Wort „Verweis“. Aufgrund des Umfangs erfolgte der Ausdruck in mehreren Teilen. Das Findbuch für die Hauptgruppe 2 umfasst nur die Länder L 0 (länderübergreifende Fragen) bis L 22 (Britisch-Salomonen).

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