Invenio führt Sie zu den einzelnen Findmitteln. Grundsätzlich sind alle Findmittel zu den Akten der Zentrale in invenio einsehbar. Teilweise können Sie die Akten auch dort bereits selbst einsehen.

In den Findmitteln des PA AA ist jede Akte eindeutig nachgewiesen. Die Findmittel beziehen sich jeweils auf einen Bestand bzw. einen Teil eines Bestands. Sie führen die Archivalien nach Aktenzeichen, Aktentiteln, bei mehrbändigen Aktenserien zusätzlich nach Bandnummern und Laufzeiten auf. Ein Vorwort bietet Ihnen Orientierung zur Verwaltungsgeschichte der betreffenden Arbeitseinheit und zur archivischen Bearbeitung des Bestands.

Die Findmittel folgen in ihrem Aufbau den zeitgenössischen Gliederungsschemata. Für die Politische Abteilung galt seit 1866 ein geographisch geordneter Registraturplan, der 1920 erstmals durch einen sachlich gegliederten Aktenplan ersetzt wurde. Die inhaltliche Differenzierung der verschiedenen Aktenzeichen bietet bereits eine hinreichende Orientierung. Eine tiefere Erschließung des Inhalts einzelner Bände in den Findmitteln ist deshalb nur bei wenigen Beständen erfolgt.

Die Findmittel führen Geheimakten noch unter dieser Bezeichnung auf. Diese Akten sind frei zugänglich! Alle Geheimeinstufungen aus der Zeit bis 1945 sind erloschen.

Nun ist die richtige Zeit für eine Datenbankabfrage gekommen. Es steht Ihnen eine leistungsfähige Suchmaschine zur Verfügung, die komplexe logische Verknüpfungen zwischen mehreren Suchbegriffen und die Einschränkung der Suche auf bestimmte Bestände und Zeiträume erlaubt. Nützliche Hinweise zur Recherche in invenio finden Sie in dessen Navigationsleiste unter „Hilfe“.

Dem Vorteil der schnellen und beständeübergreifenden Datenbanksuche stehen erhebliche Nachteile gegenüber: Selbst wenn Sie Platzhalter in der Suchformel verwenden (Trunkierungen „*“ vor und nach dem Suchbegriff), finden Sie keine im Wortlaut abweichenden, inhaltlich aber einschlägigen Bezeichnungen. Auch werden Sie mit der an heutigen Begriffen orientierten Suchformel nicht immer Treffer erzielen - Sie suchen z. B. „Kulturtransfer“, wünschen sich aber eigentlich Akten zum Auslandsschulwesen. Schließlich sind noch nicht alle älteren, auf Papier geführten Findmittel zu den Akten einzelner deutscher Auslandsvertretungen in die Datenbank konvertiert; die Archivar*innen informieren Sie gern über den aktuellen Stand der Retrokonversion.