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Bundesrepublik: Umgang mit den Findmitteln

Artikel

2. Schritt: Erfahren Sie, wie Sie in der Online-Beständeübersicht und den verschiedenen Arten von Findmitteln, die Sie im Lesesaal benutzen können, Archivalien rechercherien. Lernen Sie das Arbeitshilfsmittel "Aktenplan" kennen.

Die Beständeübersicht

Die Beständeübersicht ist das wichtigste Hilfsmittel für Ihre Recherche. Sie bietet eine Übersicht der vorhandenen Bestände und beschreibt diese näher. Mithilfe der Beständeübersicht suchen Sie den Bestand heraus, der relevante Archivalien zu Ihrem Thema beinhalten könnte.

Diese Arbeit können Sie mit der Online-Fassung der Beständeübersicht vor Ihrem Archivbesuch zuhause erledigen. Bitte beachten Sie die Hinweise zur effektiven Benutzung dieses mächtigen Werkzeugs.

Beständeübersicht

Einzelne Archivalien in den Beständen können Sie im Lesesaal mit der Archivdatenbank und den gedruckten Findbüchern suchen. Online stehen diese Informationen zurzeit noch nicht bereit. Soweit es das Arbeitsaufkommen erlaubt, stehen Ihnen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Archivs zur Vorbreitung Ihres Archivbesuchs auch gern für bestandsbezogene Einzelfragen zur Verfügung.

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Die Bestände sind durchnummeriert und werden geordnet nach den Abteilungen des Auswärtigen Amts aufgeführt. Die Arbeitseinheiten, deren Akten im Bestand erschlossen sind, sind tabellarisch mit ihrem Kürzel und den Jahreszahlen ihres Bestehens aufgeführt. Dadurch ergibt sich zumeist eine lückenlose Chronologie. In einigen Fällen wurde die Überlieferung mehrerer gleichzeitig bestehender Arbeitseinheiten mit eng verwandter Zuständigkeit in einem Bestand zusammen gezogen.

Die Laufzeit kann von der Zeit des Bestehens abweichen, denn in der Regel übernahm eine neu gebildete Arbeitseinheit die laufenden Akten von ihrem Funktionsvorgänger. Bei der Suche nach einschlägigen Akten sollten Sie immer in Betracht ziehen, dass „fehlende“ Akten als Vorakten in die Überlieferung eines anderen Referats und damit sogar in einen anderen Bestand eingegangen sein könnten.

In der Beständeübersicht ist auch eine Volltextsuche möglich. Bitte beachten Sie, dass als Standard eine Suche über die Bestände aller teilnehmenden Archive Europas eingestellt ist. Um nur in den Beständen des Politischen Archivs zu recherchieren, geben Sie Ihre Anfrage nicht direkt in das Suchfeld ein, sondern wählen Sie den darüber liegenden Reiter "Suche" und aktivieren Sie danach "Auswahl von Ländern und Archiven".

Direkt zur erweiterten Suche

Der Aktenplan

Alle Findmittel, einschließlich der Archivdatenbank, sind nach den Aktenzeichen aus dem Aktenplan geordnet, der in Kraft war, als die Akten angelegt wurden. Die vollständigen Aktenpläne stehen im Lesesaal zur Verfügung. Sie werden sukzessive auch auf diesen Seiten veröffentlicht. Suchen Sie sich zunächst die Betreffe heraus, die relevante Akten für Ihr Forschungsthema erwarten lassen, und notieren sich die dazugehörigen Aktenzeichen. Damit können Sie in den Findbüchern und Abgabeverzeichnissen zielgerichtet recherchieren.

Der Aktenplan ist eine schematische Übersicht aller Betreffe, zu denen Akten angelegt werden können. Er dient der Schriftgutverwaltung als vorausschauendes Hilfsmittel. Es werden aber nicht zwangsläufig zu jedem möglichen Aktenzeichen auch Akten angelegt. Der Aktenplan spiegelt daher nicht den tatsächlichen Bestand an Archivalien! Wenn Sie in einem Findmittel keine Akten zu den erwarteten Aktenzeichen finden, sollten Sie anhand der Organisationspläne und der Beständeübersicht prüfen, ob der Bestand wirklich einschlägig ist.

Seit der Gründung des Auswärtigen Amtes wurden drei Aktenpläne eingeführt, 1951, 1958 und 1972. Die Pläne von 1951 und 1972 sind Einheitspläne und daher leicht zu lesen. Der Aktenplan von 1958 war jedoch eine Sammlung von Einzelaktenplänen, die individuell auf jede einzelne Arbeitseinheit zugeschnitten wurden. Dabei wurden stets dieselben Aktenzeichen vergeben, sodass diese im Kontext der verschiedenen Referate völlig unterschiedliche Betreffe bezeichnen können. Bei Recherchen im Zeitabschnitt 1958–1972 müssen Sie daher sehr genau darauf achten, „in welchem Referat“ Sie sich gerade befinden.

Archivdatenbank

Die Archivdatenbank des Politischen Archivs ("Augias Archiv") steht im Lesesaal zur Verfügung. Die Suchmaschine erlaubt komplexe logische Verknüpfungen zwischen mehreren Suchbegriffen. Sie können Ihre Suche auch auf bestimmte Bestände und Zeiträume beschränken.

Der große Vorteil der Datenbank liegt in der übergreifenden Suche, die auch versprengte Archivalien in Beständen ausweist, die man an dieser Stelle nicht erwarten würde. Sie hat jedoch gravierende Nachteile: Der Kontext der Überlieferung geht verloren. Sie sehen nur das, nach dem Sie explizit gesucht haben. Außerdem gibt es ältere Findmittel, die noch nicht in die Datenbank konvertiert werden konnten. Sie sollten Ihr aus der Datenbank gewonnenes Ergebnis daher immer durch die Konsultation der Papierfindmittel absichern.

Findbücher

Findbücher werden vom Politischen Archiv erstellt, wenn ein Bestand abschließend bearbeitet wird. Sie liegen daher nicht für alle und vorzugsweise für ältere Bestände vor. Die Masse der jüngeren Archivalien ist noch durch Abgabeverzeichnisse erschlossen.

Die Findbücher beziehen sich jeweils auf einen Bestand bzw. einen Teil des Bestands und sind nach dem seinerzeit gültigen Aktenplan geordnet. Sie führen die einzelnen Archivalien des Bestandes nach Aktenzeichen und in zeitlicher Reihenfolge auf. Mithilfe der Signaturen aus dem Findbuch können Sie Archivalien bestellen.

Findbücher werden im Hinblick auf geschichtswissenschaftliche Recherchen erstellt. Insbesondere werden „Enthält“-Vermerke erstellt, um ausgewählte Archivalien näher zu beschreiben:

  1. Enthält: vollständige Erfassung des Akteninhalts,
  2. Enthält v. a.: Auswahl der quantitativ überwiegenden Inhaltsteile,
  3. Enthält u. a.: Auswahl qualitativ wichtiger Inhaltsteile,
  4. Enthält auch: vom Aktentitel inhaltlich abweichende Inhaltsteile.

Neuere Findbücher werden aus der Datenbank erzeugt. Die Archivalienverzeichnung ist daher deckungsgleich. Das ausgedruckte Findbuch bietet zusätzlich ein Vorwort mit Informationen zur Bestandsstruktur und der Zuständigkeit der Provenienzstelle, eine Signaturenkonkordanz und oft auch einen Index.

Abgabeverzeichnisse

Abgabeverzeichnisse (oft auch als Abgabe- oder Aussonderungslisten bezeichnet) werden in den Registraturen erstellt, wenn diese Altakten an das Politische Archiv abgeben. Sie sind noch kein speziell auf die geschichtswissenschaftliche Forschung ausgelegtes Findhilfsmittel, bieten aber eine erste Erfassung aller archivierten Akten.

Eine Liste umfasst eine bestimmte Aussonderungsschicht. Die Summe der Aussonderungsschichten derselben Provenienzstelle bildet den Bestand. Die Listen sind nach Beständen in Ordnern zusammengefasst und können im Lesesaal auch als Scans konsultiert werden. Bitte beachten Sie, dass Akten desselben Jahrgangs zu verschiedenen Betreffen auch zu unterschiedlichen Zeitpunkt archiviert werden konnten. Unter Umständen sind die Archivalienjahrgänge daher auf verschiedenen Aussonderungsschichten verteilt. Wenn Sie bestimmte Archivalien vermissen, hilft es oft, einfach weiter zu blättern.

Die Listen sind tabellarisch aufgebaut und verzeichnen in der Regel das Aktenzeichen, den Aktentitel, die Laufzeit der Akten und die Bestellnummer im Politischen Archiv. Die Angaben sind knapper als in den archivischen Findbüchern. Deshalb müssen Sie häufiger Akten auf Verdacht bestellen und sollten mehr Zeit für die Durchsicht einplanen.

Aktenpläne des Auswärtigen Amts seit 1951

Gesamtaktenplan mit Ergänzungen

Einzelaktenpläne neu geschaffener Arbeitseinheiten aus den Jahren 1963-1972

Gesamtaktenplan auf dem Stand von 2008

Aktengruppen Deutschland und Berlin (1991 entfallen)

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